Veiligheidsmaatregelen en ziekte
Op de overheidswebsite rond COVID 19 (www.info-coronavirus.be/nl/testen) staat een duidelijke beslissingslijn beschreven rond testen en quarantaine. Wij volgen deze beslissingslijn.
Belangrijk is dat je altijd eerst langs het platform voor de zelfevaluatietool passeert om een code te bekomen voor je test, zodat deze gratis wordt afgenomen. Blijf a.u.b. thuis bij de minste symptomen.
Als blijkt uit deze beslissingslijn dat je in quarantaine moet gaan, waarschuw je altijd zowel de personeelsdienst als je leidinggevende.
Welke situaties kunnen zich voordoen:
1. Je bent thuis met symptomen en niet in staat om te werken è je valt onder ziekteverzuim met gewaarborgd inkomen voor de eerste maand, daarna ziekte-uitkering.
2. Je moet in quarantaine zonder symptomen of met milde symptomen en je bent wel in staat om te werken: afweging met leidinggevende of telewerk zinvol is en welke resultaten er geboekt kunnen worden
- indien telewerk niet zinvol is: opname recup, verlof, ADV (! Geen familiaal verlof). Indien dit onvoldoende is, gaan we over tot Tijdelijke Werkloosheid Overmacht (TWO medische overmacht). Over de modaliteiten TWO: zie knop ‘tijdelijke werkloosheid’ op deze webpagina.
- indien telewerk zinvol is: opvolging resultaten door leidinggevende.
3. Je moet in quarantaine zonder symptomen maar met zorglast (kinderen, ziek gezinslid) waardoor telewerk moeilijk is: afweging met leidinggevende of telewerk zinvol is en welke resultaten er geboekt kunnen worden
- indien telewerk niet zinvol/mogelijk is: opname recup, verlof, ADV of inzet saldo familiaal verlof . Indien dit onvoldoende is: TWO medische overmacht.
- indien telewerk zinvol en te organiseren is: opvolging resultaten door leidinggevende.
Net als in 2020 zullen de dagen TWO-overmacht gelijkgesteld worden aan gewerkte dagen voor de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarspremie.
Social distancing is één van de belangrijkste maatregelen: houd steeds 1,5 meter afstand.
Mondmaskerplicht is overal van toepassing in de Stebo gebouwen, vanaf er bewogen wordt. Een mondmasker heeft maar zin als het correct gedragen wordt. Neem even 2 minuten de tijd om deze heldere instructies nog eens door te nemen: http://www.info-coronavirus.be/nl/mondmasker
IDEWE lijst de andere maatregelen op:
- Was je handen regelmatig en grondig (40 à 60 sec.) met water en zeep. Het gebruik van speciale wasgels of ontsmettingsgels is niet nodig, gewone zeep volstaat.
- Moet je hoesten? Doe dat in een papieren zakdoekje of in de binnenkant van je elleboog.
- Gebruik papieren zakdoekjes bij niezen of snuiten en gooi ze weg in een afsluitbare vuilnisbak en was nadien onmiddellijk je handen.
- Vermijd om handen te geven. Begroet elkaar met een zwaai. Hou 1,5 meter afstand van elkaar.
- Blijf zeker thuis als je ziek bent. Ga niet naar het werk. Contacteer je huisarts.
- Vermijd nauw contact met zieke personen.
- Raak je gezicht zo weinig mogelijk aan met je handen.
In onderstaande video worden deze maatregelen en andere tips meegegeven.
We hebben een basis kit beschermingsmateriaal aangemaakt per medewerker (herbruikbare en wegwerp mondmaskers, alcogel, wegwerphanddoekjes, …). Die kunnen afgehaald worden in de homebase, na afspraak met Giovanna. We organiseren de stock van deze materialen per locatie. Wie sneller aan beschermingsmateriaal moet geraken, kan die ook persoonlijk aankopen en via een onkostennota indienen.
Er zijn 2 mobiele glazen spatwanden per locatie beschikbaar: voor aan het onthaal en voor een gespreksruimte.
Voor elke activiteit wordt een risico-analyse uitgevoerd, en de daarbijhorende beschermingsmaterialen opgelijst. Dit lees je onder het FAQs thema: ‘Activiteiten met klant/doelpubliek.’
Als je je ziek voelt, bel je onmiddellijk de preventieadviseur Gül. Samen overlopen jullie de werk gerelateerde contacten die je de afgelopen twee weken had. Je blijft ook onmiddellijk thuis.
Alle interne collega’s of stakeholders worden verwittigd met respect voor anonimiteit. De locatie wordt ontsmet en/of er wordt daar gedurende 48u niet gewerkt. Hiervoor volgen we de instructies van de preventie adviseur.
Met de stijgende besmettingsgraad neemt de kans toe dat je geconfronteerd wordt met een risicocontact. Je kan op dat risicocontact gewezen worden door de contact tracing, of door zelfevaluatie.
Om in te schatten of je effectief in quarantaine moet of een test moet afnemen, neem je contact op met je huisarts. We roepen iedereen op om nuchter doch ernstig met deze risico inschatting om te gaan, en er alles aan te doen om veilig aan de slag te blijven. Digitaal als het kan, fysiek als het mag van de huisarts.
Wie symptomen vertoont, blijft uiteraard thuis en schakelt over naar telewerk als dat kan. De leidinggevende en personeelsdienst worden dan onmiddellijk ingelicht.
Een quarantaine ten gevolge van een reis naar een (op voorhand gekende) rode zone is geen werktijd en wordt niet door de werkgever gefaciliteerd.
tijdelijke werkloosheid
Deze overheidsmaatregel is in 2008 (bankencrisis) uitgebreid van arbeiders naar bedienden. De overheid heeft beslist om deze maatregel te versoepelen op een aantal vlakken onder de vorm van ‘tijdelijke werkloosheid Overmacht Corona’, met bovendien een bijzondere doelgroep ‘ medische overmacht’. Wie economische werkloosheid geniet, is beschermd tegen ontslag tijdens deze periode.
Dankzij de goede samenwerking in de economische dip van 2014 hebben de directie en de syndicale afvaardiging een evenwichtige collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor onbepaalde duur afgesloten omtrent economische werkloosheid voor bedienden. Die kunnen we nu inroepen, mits enkele elementen waar we op zullen afwijken (in overleg met de syndicale afvaardiging):
Art. 3.1: statuut ‘onderneming in moeilijkheden’: uiteraard omwille van overmacht Corona
Art. 3.4: de bedragen van het supplement dat de werkgever betaald worden geïndexeerd volgens de indexering van de lonen sinds de afsluiting van de cao eind 2014 en tot en met de indexering van oktober 2021 (5 sprongen van 2% = 10%)
Dat betekent concreet dat de werkgever bovenop de RVA uitkering volgende bedragen zal betalen aan de werknemer in TW:
-13,24 € per dag TW bij deeltijdse schorsing
-19,87€ per dag TW bij voltijdse schorsing
Dat betekent dus dat wij de supplementen zeker niet verlaagd hebben ondanks een verhoogde tussenkomst van de RVA. Deze supplementen worden netto uitbetaald.
Art 3.3.1: de kennisgeving over de invoering twee kalenderweken op voorhand zijn niet van toepassing gelet op de plotse en hoogdringende reden.
Art. 3.3.5: de bepaling om het regime van TW onveranderd te houden gedurende een volle week komt te vervallen om maximale flexibiliteit te hebben om zo in overleg met de betrokken werknemer de meest optimale dagrooster in te zetten.
Art.3.3. X: Medische overmacht. Dit is een nieuwe toepassing waarbij TW wordt ingeroepen indien:
-een medewerker verplicht verwijderd wordt van de werkplaats door
- een quarantainemaatregel van de overheid
- een voorschrift van de bedrijfsarts
- een voorschrift van de huisarts of specialist
-omwille van een medisch risico voor zichzelf of zijn omgeving
-en wanneer de werknemer in kwestie niet ziek is. Het gaat dus om een preventieve verwijdering van een medewerker met verhoogd risico.
Document - Collectieve arbeidsovereenkomst economische werkloosheid
We kijken niet naar de subsidiemodaliteiten van het project of de afdeling waar een collega aan is toegewezen om te bepalen of iemand in TW wordt geplaatst. We kijken enkel naar de organiseerbaarheid van het werk. We passen zoveel mogelijk maatwerk toe om in combinatie met een flexibele afbouw van het saldo recupuren en ADV dagen de impact zo beperkt mogelijk te houden. TWO is geen ouderschapsverlofregeling. Indien je geen terreinwerk kan verrichten omdat je geen opvang voor de kinderen kan voorzien, zoeken we naar andere oplossingen (zie Activiteiten klant/Doelpubliek).
De maatregel TW wordt ingezet in elke afdeling. Sommige afdelingen zijn omwille van de aard van het werk meer en/of sneller geïmpacteerd dan andere. De meeste collega’s in TW zullen deeltijds aan de slag blijven. Slechts enkelen worden voltijds in TW geplaatst. De maatregel medische overmacht zal ook voorkomen, zij het zeer beperkt.
Ter informatie: TW kan enkel per volle dag ingezet worden.
Indien je in TW bent gesteld, dien je het formulier C.2.3 eenmalig in te vullen. Dit kan digitaal, en is in kader van deze omstandigheden erg vereenvoudigd. Gül stuurt je een mail met de link naar het formulier en de datum van de eerste werkloosheidsdag.
De betalingsinstelling zal achterliggend (via RVA) de looncodes van Dimona raadplegen en automatisch berekenen hoeveel vergoeding er wordt uitbetaald voor deze dagen. Het oude formulier C3.2.a dat vroeger maandelijks moest ingeleverd worden door de medewerker komt dus te vervallen. De vergoeding TW wordt niet rechtstreeks uitbetaald door de RVA, maar door uw vakbond of hulpkas. Voor alle gewerkte dagen, verlofdagen of recupafbouw wordt natuurlijk gewoon loon betaald door Stebo.
Je leidinggevende bespreekt met jou op welke dagen je in TW wordt gesteld. Gül maakt hiervoor een planning aan in Synergy.
Voor de opbouw van de wettelijke vakantie (vakantiedagen voor 2021) en het dubbel vakantiegeld worden de TW dagen gelijkgesteld aan gewerkte dagen. De dagen TW Overmacht Corona hebben dus geen impact op de opbouw van uw rechten voor wettelijk verlof.
Voor de opbouw van dagen Arbeidsduurvermindering (ADV) is die impact er uiteraard wel. De arbeid kan niet verminderd worden als die niet geleverd werd (net als in geval van ziekte, tijdskrediet, aanpassing tewerkstellingsbreuk , etc…). De berekening van deze impact is maatwerk en gebeurt door de personeelsdienst (Gül heeft dit al in mindering gebracht tot en met mei). Hou er dus rekening mee dat het saldo aan ADV dagen in (raadpleegbaar in e-synergy) zal dalen wanneer jullie in TW worden geplaatst.
Aanvankelijk bestond de wettelijke verplichting dat het saldo aan openstaande recupuren en het saldo ADV dagen eerst afgebouwd moesten zijn vooraleer TW kan ingezet worden. Dat is nu versoepeld. Toch houden we dit aan als interne policy:
- Omwille van een optimale beschikbaarheid zodra de lockdown maatregelen worden versoepeld en wij weer in betere/normale omstandigheden gaan kunnen werken.
- Omwille van de beperking van het loonverlies voor wie in TW wordt geplaatst.
- Om in een aantal gevallen rustpunten in te bouwen bij collega’s. Telewerken is best vermoeiend en door de inzet van deze rustdagen hopen we dat iedereen met wat reserves uit deze lockdown komt.
- In onze collectieve arbeidsovereenkomst op bedrijfsniveau hadden we deze bepaling overgenomen en ons daarop gericht. We vragen ook aan de collega’s die (tot nader order) niet in TW geplaatst worden om evenzeer hun saldo aan ADV en recup uren af te bouwen.
Voor de dagen dat TW wordt ingezet krijgt de werknemer een werkloosheidsvergoeding van de RVA. Dit is gebaseerd op 70% (TW bij overmacht) van een geplafonneerd loon van 2.840,84€ bruto voltijds. Pro memorie: Bij gewone economische werkloosheid ligt dit op 65%.
Van deze uitkering wordt een bedrijfsvoorheffing ingehouden van 15%. De werkgever past een deel bij (allicht verplicht 7€ per dag in plaats van de gebruikelijke 5€) via een supplement per dag in TW. De Federale Regering betaalt bijkomend 5,74€ bruto loonsupplement per TW dag. Hierop wordt ook de gebruikelijke bedrijfsvoorheffing ingehouden. De netto vergoeding is dan 4,88€ per dag TW. Die wordt ook rechtstreeks uitbetaald aan de werknemer door de betalingsinstelling. De werkgever hoeft hiervoor niets te ondernemen.
-> Wie in een werkweek 2 dagen of meer heeft gewerkt (incl ADV, verlof, Recup,..) krijgt het lage loonsupplement van 12,98€ per dag TW. (Let wel: van deze bedragen gaat er nog 26,75% bedrijfsvoorheffing af)
-> Wie in een werkweek minder dan twee gewerkte dagen heeft gepresteerd, en dus 4 dagen of meer in TW stond, krijgt het hoge loonsupplement van 19,48€ per dag TW. (Let wel: van deze bedragen gaat er nog 26,75% bedrijfsvoorheffing af)
Medewerkers met hogere brutolonen zullen navenant minder inkomen hebben. Medewerkers met lagere lonen zullen minder verliezen. Bij deeltijdse schorsing zal er voor de meeste collega’s onder ons geen of zeer beperkt loonverlies zijn.
We engageren ons om -indien wij onze initiële begrotingsdoelstellingen toch zouden kunnen realiseren- de geleden loonverliezen maximaal te compenseren. Deze opvolging zal gebeuren op het syndicaal overleg.
Een aantal medewerkers van Stebo combineren hun tewerkstelling met een bijberoep of flexijob. Indien zij in TW worden geplaatst, gelden er een aantal specifieke voorwaarden met betrekking tot eventuele inkomsten uit dit bijberoep of flexijob tijdens de duur van de TW. De combinaties blijven mogelijk zonder verlies van TW uitkering indien aan alle voorwaarden wordt voldaan. Voor de TW Overmacht Corona, wat nu van toepassing is, communiceerde de RVA volgende update:
Normaliter kunt u een reeds uitgeoefend bijberoep verder uitoefenen tijdens uw werkloosheid als u daarvan een aangifte doet bij de RVA en u nog andere voorwaarden vervult wat betreft het tijdstip waarop u de activiteit uitoefent en het soort activiteit. Ook mag u bepaalde inkomensgrenzen niet overschrijden.
Er wordt tot 30.06.2020 een versoepeling toegestaan voor tijdelijk werklozen die, vóór ze op tijdelijke werkloosheid werden gesteld, al een bijberoep uitoefenden. Het bijberoep moet u niet aangeven en de andere voorwaarden wat betreft het tijdstip waarop u de activiteit uitoefent en het soort activiteit moet u niet vervullen. De inkomsten uit uw bijberoep zijn zonder invloed op de werkloosheidsuitkering. Opgelet: begint u met een activiteit die u niet eerder uitoefende, in combinatie met uw loontrekkende hoofdactiviteit, zie dan: " Kan ik tijdens mijn tijdelijke werkloosheid een nieuwe tewerkstelling aanvatten?"
Wij wijzen deze collega’s er op dat Stebo als werkgever hier niet in tussen komt en dat zij zich best goed informeren op de website van de RVA. Ook is het sterk aangeraden om je sociaal verzekeringskantoor of boekhouder te raadplegen om de juiste formulieren op het juiste tijdstip in te dienen.
Je hebt recht op 2,5 dagen betaald familiaal verlof, en 7,5 dagen onbetaald verlof per vte. Indien je gebruik maakt van familiaal verlof moet je hiervoor geen doktersattest (of eender welk attest) bezorgen. Dit is familiaal verlof door overmacht. Je moet wel een duidelijke en bewijsbare motivering geven.
Aangezien je familiaal verlof zelf niet kan registreren in Synergy, gelieve dit via mail aan Gül door te geven. De toepassing van het familiaal verlof is niet zonder risico. Indien je dit verlof nu volledig inzet (2,5 dagen bij voltijdse tewerkstelling) en je deze later op het jaar voor eigenlijk gebruik zou nodig hebben, zijn die dagen niet meer betaald en is er ook geen vervangende uitkering voor mogelijk.
telewerk
Telewerken wordt verplicht. We bekijken enkele functies die hier een uitzondering op kunnen maken omwille van veelvuldige specifieke administratieve handelingen die een kantooromgeving behoeven, maar kantoorwerk wordt de uitzondering (zie daarvoor ‘Werken op locatie’).
Je geeft in de planning bij Locatie aan ‘Thuiswerk’. Je kan het dan nog eens in de omschrijving doen, maar is eigenlijk niet nodig.
Als er afwijkende uren nodig zijn omdat je ook voor de opvang van de kinderen moet instaan, zullen we daar begripvol mee omgaan. Hierover dien je te overleggen met je afdelingscoördinator. We verwachten wel dat Synergy punctueel wordt ingevuld. Het moment dat je start met je thuiswerk open je Synergy en vul je de planning in. Bij elke onderbreking van een half uur of meer wordt de planning aangepast.
Synergy werkt met logdata die het systeem geneert en die niet aangepast kunnen worden. Dit wordt desgevallend opgevraagd in het kader van de arbeidsongevallenverzekering bij betwisting. Indien er een ongeval gebeurt op een moment dat Synergy niet werd ingevuld kan dit met een ‘aangepaste planning’ achteraf niet rechtgezet worden.
Wat het ict-materiaal betreft, beschikt iedereen In principe over een laptop en een muis. Als je op je bureau over een laptopverhoger/extern toetsenbord/2e scherm beschikt, kan je deze ook ophalen om de komende weken thuis je werkplek ergonomisch te maken. Mocht je op dit moment nog geen laptopverhoger of extern toetsenbord hebben, maar wil je daar graag gebruik van maken, mag je dat aan Luc laten weten. De vraag voor een extra monitor leg je eerst aan je coördinator voor.
Ook je bureaustoel mag je ophalen op de locatie.
Je mag ook je vast telefoontoestel meenemen. Neem daarvoor wel eerst contact op met Luc om dit praktisch te organiseren.
Om te printen en scannen is sporadisch kantoorwerk toegelaten (ca. 2 uur). Zorg er wel voor dat je de print- en scanopdrachten bundelt zodat je niet elke dag naar kantoor moet komen. Daarbij rekenen we erop dat jullie geen kantoor gaan delen als er andere werkplekken leeg staan.
Was steeds je handen met water en zeep voor je naar de locatie gaat, en erna.
Het dragen van een mondmasker is verplicht, vanaf het moment dat je je verplaatst doorheen de locatie (dus zowel in publieke als privé ruimtes).
Als je naar je locatie gaat, hou dan ook rekening met de richtlijnen rond afstand houden en ontsmetting! Het materiaal dat op je bureau staat zal virusvrij zijn aangezien dat de laatste uren/dagen door niemand is aangeraakt, maar deurklinken, trapleuningen,…kunnen wel onlangs door anderen aangeraakt zijn …
Als je thuis van de trap valt met een stapel dossiers onder de arm zal er geen betwisting zijn. Als dat gebeurt met een volle wasmand wel. Idem met accidentjes op de parking van de supermarkt in de buurt of als je met de grasmaaier over je voet bent gereden. Spreekt voor zich, niet?
De regeling van de doorbetaling van de woon-werkvergoeding is niet meer van toepassing. Bij een volledige dag thuiswerk geldt de thuiswerkvergoeding van 2,20€ per gewerkte dag.
In dit document lees je stap voor stap hoe je een document digitaal kan ondertekenen (rechtsgeldig).
werken op locatie
Telewerken wordt verplicht. Kantoorwerk wordt de uitzondering.
- We bekijken enkele functies die hier een uitzondering op kunnen maken omwille van veelvuldige specifieke administratieve handelingen die een kantooromgeving behoeven. Omwille van de talrijke interacties onderling werken de centrale diensten nog in hoofdzaak op kantoor homebase, maar worden deze medewerkers meer gespreid over de beschikbare ruimtes.
- Daarnaast zal er nog sporadisch kantoorwerk kunnen om bv. printen en scannen van enkele dagen bijeen te nemen en een uurtje of 2 op kantoor komen werken. Daarbij rekenen we erop dat jullie geen kantoor gaan delen, als er andere werkplekken leeg staan. Laat ons het virus geen enkele kans geven.
- Ook klantencontacten die niet digitaal kunnen doorgaan omwille van de beperkte mogelijkheden bij de doelgroep, kunnen nog op afspraak doorgaan op kantoor.
- Mondmaskerplicht is overal van toepassing vanaf er bewogen wordt.
- Klantcontacten doen we de best geventileerde ruimtes van elk kantoor (Zwartberg: vergaderzaal ipv gesprekslokaal). Zowel klanten als medewerkers houden hun mondmasker aan tijdens deze besprekingen.
- Gebruik nu zeker de vergaderplanner in e-synergy, zodat er geen afspraken dubbel op gaan lopen. We willen geen wachtkamers krijgen in onze publieke ruimtes.
- In grotere kantoren werken we slechts in de helft van de mogelike bezetting. Er is daarvoor geen top down spreidingsplan opgesteld. We vragen aan de collega’s die een kantoor delen om met elkaar af te stemmen hoe er gespreid kan worden. Spreek dat onderling zo goed als mogelijk op voorhand af. Als er toch meer volk is, neem dan een andere bureau, vergaderplek of flexplek in gebruik. We vragen dan wel om die vooraf en achteraf te ontsmetten.
- Lunchen samen zal niet meer gaan. Lunchen zal om de beurt moeten gebeuren, of in aparte ruimtes.
- Gelet op de verlaagde activiteit wordt mogelijk ook de aanwezigheid van de onthaalbedienden beperkt. Gio zal dit komende dagen opnemen met alle onthaalmedewerkers en desgevallend het locatieteam inlichten.
Neem voor je gaat werken op kantoor, even het hiervoor ontwikkelde draaiboek door. Dat kan je hier downloaden.
Social distancing is één van de belangrijkste maatregelen: houd steeds 1,5 meter afstand.
Mondmaskerplicht is overal van toepassing in de Stebo gebouwen, vanaf er bewogen wordt. Een mondmasker heeft maar zin als het correct gedragen wordt. Neem even 2 minuten de tijd om deze heldere instructies nog eens door te nemen: http://www.info-coronavirus.be/nl/mondmasker
Lunchen gebeurt om de beurt, of in aparte ruimtes. Samen lunchen gaat jammer genoeg niet meer.
IDEWE lijst de andere maatregelen op:
- Was je handen regelmatig en grondig (40 à 60 sec.) met water en zeep. Het gebruik van speciale wasgels of ontsmettingsgels is niet nodig, gewone zeep volstaat.
- Moet je hoesten? Doe dat in een papieren zakdoekje of in de binnenkant van je elleboog.
- Gebruik papieren zakdoekjes bij niezen of snuiten en gooi ze weg in een afsluitbare vuilnisbak en was nadien onmiddellijk je handen.
- Vermijd om handen te geven. Begroet elkaar met een zwaai. Hou 1,5 meter afstand van elkaar.
- Blijf zeker thuis als je ziek bent. Ga niet naar het werk. Contacteer je huisarts.
- Vermijd nauw contact met zieke personen.
- Raak je gezicht zo weinig mogelijk aan met je handen.
Zorg bij verplaatsing ook steeds dat je het tewerkstellingsattest bij de hand hebt. Dit kan je voorleggen bij controle van de politie voor je verplaatsing naar/tijdens het werk. Je ontving dit per mail van Gül.
Social distancing is één van de belangrijkste maatregelen: houd steeds 1,5 meter afstand.
IDEWE lijst de andere maatregelen op:
- Was je handen regelmatig en grondig (40 à 60 sec.) met water en zeep. Het gebruik van speciale wasgels of ontsmettingsgels is niet nodig, gewone zeep volstaat.
- Moet je hoesten? Doe dat in een papieren zakdoekje of in de binnenkant van je elleboog.
- Gebruik papieren zakdoekjes bij niezen of snuiten en gooi ze weg in een afsluitbare vuilnisbak en was nadien onmiddellijk je handen.
- Vermijd om handen te geven. Begroet elkaar met een zwaai. Hou 1,5 meter afstand van elkaar.
- Blijf zeker thuis als je ziek bent. Ga niet naar het werk. Contacteer je huisarts.
- Vermijd nauw contact met zieke personen.
- Raak je gezicht zo weinig mogelijk aan met je handen.
Zorg bij verplaatsing ook steeds dat je het tewerkstellingsattest bij de hand hebt. Dit kan je voorleggen bij controle van de politie voor je verplaatsing naar/tijdens het werk. Je ontving dit per mail van Gül.
ACTIVITEITEN MET KLANT / DOELPUBLIEK
Elke coördinator bekijkt met zijn of haar teamleden welke activiteiten nog mogelijk zijn, en onder welke omstandigheden. De afdelingscoördinator houdt hierin het economisch optimum mee in de gaten. Binnen de directie stemmen we het type van activiteiten ook af met elkaar.
Er zijn richtlijnen uitgewerkt en de veiligheid van elke Stebo collega kan gegarandeerd worden.
We houden bij deze beslissing rekening met verschillende factoren en hebben volgende afwegingen gemaakt:
Medewerker heeft een medisch risico (profiel)
- Wij vragen aan medewerker om advies huisarts
- Als huisarts terreinwerk verbiedt , en telewerk is geen optie → TWO medische overmacht
- Als huisarts terreinwerk toelaat, maar medewerker is nog onzeker
- op vraag van medewerker wordt de bedrijfsarts (IDEWE) om advies gevraagd.
- Als bedrijfsarts negatief adviseert: TWO medische overmacht
- Als Huisarts + IDEWE terreinwerk toelaten: medewerker moet weer aan de slag.
- Medewerker kan zich beroepen op verlofstelsel of toegestane afwezigheid
- Dit is een gunst en geen recht
Terreinwerk is mogelijk/ nodig, maar medewerker heeft jonge kinderen
- Nagaan of een combinatie met kinderopvang/school en telewerk voldoende is (terreinwerk tijdens kinderopvang/school)
- Als dit onvoldoende is: medewerker kan (corona-) ouderschapsverlof vragen
- Als dit onvoldoende is: puzzelen met betaald verlof
- Als dit onvoldoende is: toegestane afwezigheid (geen loon)
! TWO is geen ouderschapsverlofregeling. We gaan de systemen gebruiken voor wat ze dienen.
- Wanneer mogen activiteiten in de publieke ruimte terug uitgevoerd worden?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
Activiteiten in de publieke ruimte (bv. raamcoaching, wandelcoaching, haaggesprekken BOW, werfbezoeken) mogen in principe terug doorgaan vanaf 04/05/2020. Uiteraard kan deze beslissing teruggeschroefd worden wanneer het virus terug heviger wordt.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel. Ook het ondertekenen/overhandigen van documenten speelt hierin een rol. Verder kan je binnen gevraagd worden, iets te eten of te drinken aangereikt krijgen, of zijn er spelende kinderen die spontaan lichamelijk contact zoeken.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
Er is een checklist met gedrags- en veiligheidsmaatregelen uitgewerkt. Neem die voor het uitvoeren van de activiteit steeds bij de hand.
Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maak je met je coördinator een individuele risico analyse op. Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
- Hoe brief ik de klant?
Het is erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven. Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s.
Een standaardinformatiedocument wordt hiervoor opgesteld. Deze info kan via mail of telefoon gebrieft worden, voordat de activiteit doorgaat.
- Wanneer mag individuele coaching op de werkvloer terug uitgevoerd worden?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
Individuele coaching op de werkvloer mag in principe terug doorgaan vanaf 18/05. Uiteraard kan deze beslissing teruggeschroefd worden wanneer het virus terug heviger wordt of wanneer basisregels niet gevolgd kunnen worden.
- Waar kan deze activiteit plaatsvinden?
Deze activiteit gaat in principe door bij een bedrijf/organisatie. Neem zeker de veiligheidsrichtlijnen die daar opgesteld zijn door voor de coaching plaatsvindt.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel. Ook het ondertekenen/overhandigen van documenten speelt hierin een rol. De grootte van het lokaal waar de coaching doorgaat is hierbij belangrijk. Mogelijk moet je ook het openbaar vervoer gebruiken om je naar de werkvloer te verplaatsen.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
Ga op voorhand na welke richtlijnen er in het bedrijf/organisatie gehanteerd worden. Check samen met de werkvloerbegeleider de maatregelen die op de werkvloer gehanteerd worden, en overloop daarmee ook de maatregelen die we bij Stebo hebben uitgewerkt.
Een Stebo checklist met gedrags- en veiligheidsmaatregelen werd uitgewerkt.
-> Checklist begeleiding externe werkvloer.
Neem die voor het uitvoeren van de activiteit steeds bij de hand. Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maak je met je coördinator een individuele risico analyse op. Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
- Hoe brief ik de klant?
Het is erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven (bv. gebruik eigen schrijfmateriaal, voorzien van ontsmette bureaus/locatie die 1.5 m afstand kunnen garanderen, voorzien van beschermingsmateriaal,…). Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s.
Een standaardinformatiedocument werd hiervoor opgesteld. Leg dit document altijd eerst even naast de maatregelen die op de werkvloer zelf genomen worden vooraleer je ze doorgeeft aan de klant. Zo ontstaat er geen verwarring.
-> Het informatiedocument kan je hier downloaden.
- Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
De coaching kan eventueel digitaal doorgaan (zoals vandaag al voor job- en taalcoaching, en ondernemerscoaching gebeurt). De coaching wordt gegeven via Zoom of Whatsapp.
Coach en coachee zien en spreken elkaar, documenten worden online gedeeld. Voor job- en taalcoaching worden beeldwoordenboeken gedeeld en oefeningen doorgemaild en gecorrigeerd. Er wordt beroep gedaan op Apps die ondersteuning geven bij uitspraak van woorden en op Google Translate.
- Wanneer mag individuele coaching/buurtwerking op een Stebo locatie uitgevoerd worden?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
Klantencontacten die niet digitaal kunnen doorgaan omwille van de beperkte mogelijkheden bij de doelgroep, kunnen nog op afspraak doorgaan op kantoor. Mondmaskerplicht is overal van toepassing vanaf er bewogen wordt. Zowel klanten als medewerkers houden hun mondmasker aan tijdens deze besprekingen.
- Waar kan deze activiteit plaatsvinden?
De individuele coaching kan doorgaan in de homebase (zaal ontmoeten), in het klein vergaderlokaal van Stebo-locatie Heusden, in de Stebo locatie Winterslag en in de vergaderzaal van Zwartberg. Klantcontacten doen we steeds in de best geventileerde ruimtes van elk kantoor.
We werken met gesloten deuren, en enkel op afspraak!
Ook de buurthuiswerking in Sledderlo, Zwartberg en Winterslag gebeurt liefst op afspraak (enkel individueel werk).
Gebruik nu zeker de vergaderplanner in e-synergy, zodat er geen afspraken dubbel op gaan lopen. We willen geen wachtkamers krijgen in onze publieke ruimtes.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel. Ook het ondertekenen/overhandigen van documenten speelt hierin een rol. De grootte van het lokaal waar de coaching doorgaat is hierbij belangrijk. Verlucht steeds en permanent de gespreksruimte.
Ook het handen schudden, aanraken van klinken, gebruik sanitair, uitwisselen documenten en het samen aan de PC zitten zijn risico’s waar op voorhand over nagedacht moet worden. Bureaus waaraan gezeten wordt, kunnen na het gesprek ook potentieel ‘besmet’ zijn.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
We werken met gesloten deuren en enkel op afspraak.
Een checklist met gedrags- en veiligheidsmaatregelen werd uitgewerkt.
-> Je kan ze hier downloaden.
Neem die checklist voor het uitvoeren van de activiteit steeds bij de hand. Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen.
Belangrijkste dingen die je in acht moet nemen: was je handen voor en na het gesprek en raak je gezicht tijdens het gesprek niet aan. Desinfecteer voor en na het gesprek de gebruikte materialen, tafels/bureaus (en deurklink indien gesprek owv privacy met gesloten deuren moet plaatsvinden.
Er geldt een mondmaskerplicht bij medewerkers en klanten.
In elk van deze locaties wordt er 1 bezoekerstoilet ingericht.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maak je met je coördinator een individuele risico analyse op. Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
- Hoe brief ik de klant?
Het is erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven. Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s.
Een standaardmail werd opgesteld om de klant te briefen voor de activiteit doorgaat. In de mail aan de klant kan je als bijlage de door Sylvia uitgewerkte pdf toevoegen waarin de belangrijkste maatregelen gestructureerd en met icoontjes worden voorgesteld.
-> Download mailtekst (onderdeel checklist)
- Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
Er wordt sterk aangeraden om 1-op-1 gesprekken zoveel mogelijk digitaal te laten doorgaan.
- Wanneer kan de fysieke dienstverlening voor woonenergieloketten terug aangeboden worden?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
De dienstverlening van de woonenergieloketten mag in principe terug doorgaan vanaf 02/06/2020, enkel op afspraak en mits een veilig ingerichte ruimte in het gemeentehuis beschikbaar is. Uiteraard kan deze beslissing teruggeschroefd worden wanneer het virus terug heviger wordt of wanneer basisregels niet gevolgd kunnen worden.
- Waar kan deze activiteit plaatsvinden?
Deze activiteit vindt plaats in de door de gemeenten aangeboden ruimtes (gemeentehuis of andere). We werken enkel op afspraak.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel. Dit kan zijn door: grootte en lokaal (en tafel) waar spreekuur doorgaat, grootte en aantal personen in wachtruimte (verschilt sterk per gemeente), fysieke inrichting en afspraken/mogelijkheden binnen gemeenten, uitwisseling pen en papieren. Ook het handen schudden, aanraken van klinken, gebruik sanitair, uitwisselen documenten en het samen aan de PC zitten zijn risico’s waar op voorhand over nagedacht moet worden. Bureaus waaraan gezeten wordt, kunnen na het gesprek ook potentieel ‘besmet’ zijn.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
- De loketmedewerker checkt de algemene policy en organisatie in het gemeentehuis naar gebruiken en afspraken (bv in-en uitgangen, gewijzigd lokaal, aanwezigheid van spatwand, organisatie wachtenden, gebruik sanitair, verplicht gebruik mondmasker in gangen)
- We werken enkel op afspraak in een specifiek lokaal met spatwand. De loketmedewerker beschikt over kit met mondmasker, alco-gel, handschoenen, reinigingsproduct (met doekjes) voor gebruik indien nodig.
- Sommige gemeenten werken al met afsprakenmodules. Hierdoor zijn wachtkamers niet nodig en is de werksetting meer onder controle. Er is de mogelijkheid voor gemeentes om gebruik te maken van het Stebo-afsprakensysteem via woonenergieloket.stebo.be: hanteer daar 30 minuten per afspraak ipv 20!
- Was je handen voor en na het gesprek en raak je gezicht tijdens het gesprek niet aan.
- Desinfecteer voor en na het gesprek de gebruikte materialen, tafels/bureaus (en deurklink indien gesprek omwille van privacy met gesloten deuren moet plaatsvinden).
- Hoe brief ik de klant?
Het is erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven. Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s.
- In de afsprakenplanner (woonenergieloket.stebo.be) wordt een bericht voorzien waarop gevraagd wordt om, indien men de afgelopen 2 weken ziek is geweest, de afspraak op een later moment in te boeken.
- In de bevestigingsmail van de afspraak worden ‘veiligheidsvoorschriften’ opgenomen:
- Afstands- en veiligheidsregels
- Gebruik van eigen schrijfmateriaal
- Waar kom ik binnen?
- Waar meld ik me aan?
- Een standaardinformatiefiche wordt opgesteld voor de klant. Deze info kan ook via mail of telefoon verspreid worden, voordat de afspraak doorgaat.
-> De informatiefiche kan je hier downloaden.
- Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
Alternatieve werkwijzen blijven aangeboden:
Webformulier en videochat: via het webformulier maken bewoners hun vragen kenbaar bij collega’s. Zij worden telefonisch of via mail gecontacteerd. Indien er problemen zijn bij het invullen van het formulier, kan dit samen via de videochat gebeuren.
Werken met postbus in gemeentehuis (nog te onderzoeken): bewoners laten hun formulieren/facturen e.d. achter in de postbus. Stebo haalt ze op, vult verder aan en maakt klaar voor verzending. Pakket door bewoner op te halen in gemeentehuis.
- Wanneer mogen collectieve opleidingen en/of infosessies uitgevoerd worden?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Voor opleidingen gaan we geheel of gedeeltelijk digitaal omschakelen. Waar nog fysieke bijeenkomsten nodig zijn, worden de groepen eventueel opgesplitst om de interactie te beperken.
Infosessies gaan nog enkel digitaal door.
- Waar kan deze activiteit plaatsvinden?
Collectieve opleidingen en/of infosessies worden enkel op de Stebo homebase georganiseerd (vergaderlokalen gelijkvloers) of in Heusden-Zolder.
Locaties boek je verplicht in via Synergy.
Heb je nog vragen? Dan contacteer je best je coördinator.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel omwille van een groot aantal aanwezige personen. Ook het ondertekenen/overhandigen van documenten speelt hierin een rol. Verder wordt er tijdens deze opleidingen/infosessies normaal gezien ook geluncht en gepauzeerd. Ook het sanitair zal gebruikt worden. Tafels/stoelen waaraan gezeten wordt, kunnen na de opleiding/infosessie ook potentieel ‘besmet’ zijn.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
Een checklist met gedrags- en veiligheidsmaatregelen werd uitgewerkt. Neem die voor het uitvoeren van de activiteit steeds bij de hand. Er geldt een mondmaskerplicht bij medewerkers en klanten.
-> Download de checklist hier.
Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen.
Desinfecteer voor en na de opleiding of infosessie de gebruikte materialen, tafels/bureaus (en deurklink).
Er worden geen ‘open’ infosessies/opleidingen georganiseerd. Er zal gewerkt worden met timeslots om het aantal aanwezige personen te doseren. Hou hier al rekening mee wanneer je de inschrijvingslink aanbiedt.
De aula/zaal ontmoeten zijn voorzien van looplijnen en worden zo ingericht dat er voldoende afstand is tussen tafels, stoelen,…Ook zal er een aparte in- en uitgang voorzien zijn.
In elk van deze locaties wordt er 1 bezoekerstoilet ingericht.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maken voor jou een individuele risico-analyse op (Giovanna, Gül en Ann V.). Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
- Hoe brief ik de klant?
Het is erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven. Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s. Deelnemers wordt best gevraagd om eigen schrijfmateriaal (drank en eten) mee te nemen.
Een standaardinformatiedocument werd hiervoor opgesteld. Deze info kan via mail of telefoon gebrieft worden, voordat de activiteit doorgaat.
-> Je kan het document hier downloaden.
Een pancarte met veiligheidsmaatregelen staat aan de ingang van de homebase, zodat ze alles voor de start van de opleiding/infosessie kunnen doornemen.
- Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
Er wordt sterk aangeraden collectieve opleidingen en infosessies zoveel mogelijk digitaal te laten doorgaan.
- Wanneer mogen huisbezoeken terug uitgevoerd worden?
Huisbezoeken mogen doorgaan. We kopen hiervoor extra beschermingsmateriaal en overleggen met de opdrachtgevers wat nog haalbaar is.
Maar maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
- Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is het niet kunnen handhaven van de 1.5 m afstandsregel, vooral indien er veel mensen aanwezig zijn in de woning. Ook het ondertekenen/overhandigen van documenten speelt hierin een rol. Klinken, knoppen,…in de woning kunnen mogelijk ‘besmet’ zijn.
- Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
Een checklist met gedrags- en veiligheidsmaatregelen werd uitgewerkt.
-> Download de checklist hier.
Voor het uitvoeren van energiescans zullen richtlijnen uitgewerkt worden in samenspraak met Herwin, Fluvius en VEA. Voor de woningkwaliteitsonderzoeken volgen we de richtlijnen van het Agentschap Wonen Vlaanderen.
Neem die voor het uitvoeren van de activiteit steeds bij de hand. Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen. Er geldt een mondmaskerplicht bij medewerkers en klanten. Indien de klant geen mondmasker heeft, biedt je hem/haar er een aan.
Was zeker voor en na het huisbezoek je handen grondig met water en zeep. Vermijd het aanraken van je gezicht tijdens het bezoek.
Plan huisbezoeken maximaal in tijdens de schooluren. Dan kan onze vraag, om met slechts 1 persoon aanwezig te zijn thuis, veel beter gerespecteerd worden.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maak je met je coördinator een individuele risico analyse op. Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
- Hoe brief ik de klant?
We kunnen deze activiteit maar op volle capaciteit laten komen wanneer blijkt dat de klanten hiervoor open staan. Het is dus erg belangrijk dat ook klanten zich veilig voelen. Dit betekent voldoende inzicht in hoe de activiteit zal verlopen en een lijst met veiligheidsrichtlijnen waartoe ze vriendelijk verzocht worden om die te handhaven. Door dit goed voor te bereiden, vermijd je ook de meeste risico’s.
Een standaardinformatiedocument werd hiervoor opgesteld. Deze info kan via mail of telefoon gebrieft worden, voordat de activiteit doorgaat.
-> Download het standaardinformatiedocument hier.
- Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
Indien er een afspraak wordt gemaakt voor een huisbezoek, check je best eerst telefonisch hoe groot de urgentie is. Vraag hierbij eventueel foto’s op en probeer op basis daarvan je advies te vormen. Indien een huisbezoek minder urgent blijkt, probeer het dan uit te stellen naar een latere datum.
Je plant dus best enkel een huisbezoek in bij hoge urgentie, gecombineerd met de onmogelijkheid om je advies ‘vanop afstand’ in te schatten.
Professioneel overleg gebeurt enkel digitaal. Dat betekent alle overlegvergaderingen tussen collega’s, met opdrachtgevers, beleid, professionele stakeholders. Of het nu bilateraal overleg is of vergaderingen. Van professionele contacten mogen we veronderstellen dat ze digitaal georganiseerd zijn.
Zo worden geen onnodige risico’s genomen (te groot aantal personen, gebruik sanitair, drank,…) en kunnen de lokalen voor andere (noodzakelijke) activiteiten vrijgehouden worden.
Indien je, wanneer dit toegelatenis, toch een vergadering plant, check dan even de richtlijnen in het draaiboek (laatste item).
Stuur voor het begin van de vergadering zeker de richtlijnen door die we bij Stebo nemen om mensen veilig te ontvangen.
Je kan hiervoor een standaarddocument gebruiken.
Wanneer kunnen externe vergaderingen terug doorgaan?
Maximaal telewerken blijft de norm. Ga eerst na of er een alternatief voor deze activiteit ontwikkeld kan worden (bv. digitaal).
Professioneel overleg gebeurt enkel digitaal. Dat betekent alle overlegvergaderingen met opdrachtgevers, beleid, professionele stakeholders. Of het nu bilateraal overleg is of vergaderingen. Van professionele contacten mogen we veronderstellen dat ze digitaal georganiseerd zijn.
Een activiteit kan enkel doorgaan na goedkeuring van de directie. Je coördinator bespreekt met jou welke activiteiten gepland staan, en legt dit voor tijdens de directievergadering.
Welke risico’s zijn er verbonden aan deze activiteit?
Grootste risico is de onduidelijk over de getroffen maatregelen op de externe locatie, en over de grootte van het lokaal waar het overleg doorgaat. Mogelijk moet je ook het openbaar vervoer gebruiken om je naar de externe locatie te verplaatsen.
Welke veiligheidsmaatregelen worden er genomen?
Ga op voorhand na welke richtlijnen gehanteerd worden op de externe locatie. Een basiskit van desinfecterende handgel, handschoenen en mondmasker wordt ter beschikking gesteld en kan vanaf 18/5 afgehaald worden op de homebase. Als je dringend nog iets nodig hebt van beschermingsmateriaal, mag je dat ook zelf aankopen en via onkostennota de terugbetaling vragen.
Neem ook steeds je eigen schrijfmateriaal mee.
Vooraleer je de activiteit terug uitvoert, maak je met je coördinator een individuele risico analyse op. Er wordt steeds rekening gehouden met mogelijkheden i.k.v. kinderopvang (zolang scholen en opvang beperkt toegankelijk zijn), en met de frequentie waarin de activiteit kan worden uitgevoerd.
Wat zijn de mogelijke alternatieven (bv. digitaal)?
Er wordt sterk aangeraden om vergaderingen vooral digitaal door te laten gaan tot september.
Gelet op de verlaagde activiteit wordt mogelijk ook de aanwezigheid van de onthaalbedienden beperkt. Giovanna bespreekt dit met alle onthaalmedewerkers en licht desgevallend het locatieteam in.
Heb je nu al vragen? Dan contacteer je best je coördinator.
ACTIVITEITEN DIGITAAL AANBIEDEN - TIPS & TRICKS
Verschillende afdelingen zijn al erg creatief omgegaan met het digitaal aanbieden van onze dienstverlening. Ook werden er al een aantal interne ‘opleidingen’ aangeboden rond ‘video-conferencing’. Frank en Ann V. zullen ervaringsuitwisseling verder organiseren.
Er wordt vooral gebruik gemaakt van:
- Zoom: grote voordeel is het ongelimiteerd aantal deelnemers en tijdsduur, de mogelijkheid tot trekken van aanwezigheidslijsten, break-out rooms voor werken in kleinere groepen, delen presentaties via scherm, deelnemen overleg mogelijk zonder software installatie. Er werden meerdere zoom accounts aangemaakt voor Stebo. Check even bij je afdelingscoördinator welke er voor jouw afdeling ter beschikking zijn, en boek ze zeker op voorhand in Synergy.
-> Luc werkte een aantal richtlijnen uit rond het gebruik van Zoom. Die kan je hier downloaden.
-> Zoom biedt zelf ook een zeer gebruiksvriendelijke support desk (https://support.zoom.us/hc/en-us)
-> Meer info over gebruik break-out rooms vind je bv. via:
- https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476093
- https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476313-Managing-breakout-rooms
- https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206476313-Managing-breakout-rooms
- Teams: grote voordeel is dat onderdeel is van het Micosoft professional pakket, dus gratis ter beschikking voor alle Stebo medewerkers. Biedt gelijkaardige voordelen als Zoom en kan eventueel als alternatief aangeboden worden.
-> Een beknopte handleiding kan je hier downloaden. Sylvia organiseert nog een opleiding met tips en tricks over het gebruik van de vergaderfunctie en de extra functionaliteiten in de Teams App. Je ontvangt hiervoor een mail.
- Padlet: met deze tool kan je je activiteit interactief inrichten. Het is een soort prikbord of digitale post-it muur die in groep gebruikt kan worden.
Zoom biedt de mogelijkheid om presentielijsten te trekken na het digitale overleg.
Het is daarbij belangrijk dat je deelnemers zich registreren voor deelname aan een zoomsessie. Dit kan je doen door het aan te vinken in je instellingen (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/211579443) Wanneer alle deelnemers geregistreerd zijn, kan je dus achteraf een lijst trekken.
Het is belangrijk dat elke klant (ook diegene die digitaal minder goed hun weg vinden) voldoende voorbereid aan een zoom meeting kunnen beginnen.
Laat hen na inschrijving weten hoe de sessie zal verlopen (bv. wordt link op voorhand of dag zelf doorgestuurd?, moet je software installeren?). Geef ook meteen enkele tips mee. Robin heeft voor dit laatste een standaardmail opgesteld.
Die kan je hier vinden.
Stel de klant ook tijdens de sessie gerust als hij/zijn niet onmiddellijk mee is. Calculeer voldoende tijd in om met deze persoon de nodige stappen even te overlopen zodat die ook kan deelnemen aan de sessie. Er is gebleken dat dit echter niet vaak nodig is, mits een goede voorbereiding en briefing.
Was steeds je handen met water en zeep voor je naar de locatie gaat, en erna.
Als je naar je locatie gaat, hou dan rekening met de richtlijnen rond afstand houden en ontsmetting! Het materiaal dat op je bureau staat zal virusvrij zijn aangezien dat de laatste uren/dagen door niemand is aangeraakt, maar deurklinken, trapleuningen,…kunnen wel onlangs door anderen aangeraakt zijn …
Als je thuis van de trap valt met een stapel dossiers onder de arm zal er geen betwisting zijn. Als dat gebeurt met een volle wasmand wel. Idem met accidentjes op de parking van de supermarkt in de buurt of als je met de grasmaaier over je voet bent gereden. Spreekt voor zich, niet?
Wij gebruiken binnen Stebo vooral Zoom.us als platform voor videoconferencing. Het is gebruiksvriendelijk en werkt heel intuïtief. Maar Zoom is afgelopen weken zeer negatief in het nieuws gekomen. Zij hebben hun beveiligingsmogelijkheden inmiddels serieus bijgespijkerd.
Collega Luc werkte richtlijnen uit om deze beveiligingsopties dan ook optimaal te benutten. Je kan ze hier downloaden.
Als onmiddellijke richtlijn kunnen wij al meegeven dat werken met een open uitnodiging (zonder aanmelding in de ‘wachtkamer’) uit den boze is. Idem voor het delen van een zoom uitnodiging via sociale media. We werken enkel met gerichte uitnodigingen per mail aan mensen die zich eerst gemeld hebben of bekende stakeholders zijn, en mét aanmelding in de wachtkamer. Mogelijk zullen we ook de paswoorden van onze accounts aanscherpen.
In dit document lees je stap voor stap hoe je een document digitaal kan ondertekenen (rechtsgeldig).